Elke (IT-)leidinggevende heeft behoefte aan een strategisch plan. Een strategisch plan is een samenvatting van activiteiten die de leidinggevende in een bepaalde periode wenst of moet behalen. Je kunt het strategische plan zien als een verzameling van projecten en activiteiten die de leidinggevende in een jaar wil uitvoeren. Projecten ter verbetering van bestaande processen, zowel binnen als buiten de eigen IT organisatie en natuurlijk projecten die een bepaald innovatief karakter in zich hebben. Zoals de vervanging van on-premise services door services die uit de cloud worden gehaald. Of het leveren en ondersteunen van software ter ondersteuning van Maatschappelijk Verantwoord Ondernemen (MVO). Maar hoe komt nou zo’n strategisch plan tot stand?

Het eerste artikel behandelde de noodzakelijke ingrediënten missie, waarden en visie. In dit tweede artikel gaan we in op de wijze waarop het strategisch plan kan worden opgesteld. Het behandeld de onderdelen en geeft een aantal praktische handvatten die je zelf kunt gebruiken.

Wat is strategie?

Een strategie of een strategieplan is een verzameling van initiatieven die beschrijven hoe je het resultaat (de visie) denkt te gaan behalen. De strategiekaart en de scorecard is een gedetailleerde uitwerking van de strategie, gericht op de vier resultaatgebieden (aandeelhouder, klant, proces, personeel) welke met KPI’s gemonitord kan worden. Strategiekaarten en Scorekaarten zijn dus hulpmiddelen om de strategie te behalen.

Een strategie bepalen is een lastige oefening. Het heeft namelijk alles te maken met het maken van keuzes. Wat doe je wel, wat doe je niet. Die laatste is overigens het belangrijkst: strategie is vooral kiezen wat je NIET doet. Hoe ga je jouw doel bereiken? Welke keuzes maak je op het eerste gezicht? Wanneer ben je dan succesvol? Dat zijn de vragen die beantwoord moeten worden.

Tracey en Wiersema kunnen ons helpen bij het vaststellen van de juiste strategie. Zij hebben namelijk onderzoek gedaan naar succesvolle en minder succesvolle bedrijven en organisaties en hebben een methode ontwikkeld die uit gaat van het principe dat er maar 3 (eigenlijk 4) verschillende soorten strategieën zijn. Dat vergemakkelijkt het maken van keuzes. De strategieën die zij hebben bepaald zijn de volgende:

• Strategie van lage kosten (operational efficiency)
• Strategie van productleiderschap (productleadership)
• Strategie van complete klantoplossingen (customer intimacy)
• De Lock-in strategie (lock-in)

Ik ga hier niet een uitgebreide beschrijving geven van deze strategieën. Daar is al heel veel over geschreven en te vinden. Maar uit ervaring weet ik dat je binnen 15 minuten kunt opmaken welke strategie een bedrijf aanhangt. Natuurlijk zullen er nuances zijn en is het zelfs mogelijk nog een 5^e strategie te benoemen, de differentiatie strategie (Porter), maar om het leven makkelijk te maken vraag ik je bekijken in welke van de vier jouw bedrijf zich bevindt. Wel zal ik hierna aan de hand van strategiekaarten laten zien welke keuzes per strategie gemaakt kunnen (of moeten) worden.

Een extra overweging met betrekking tot het maken van de juiste strategie, komt bij het doen van zaken met klanten: welke strategie hanteert de klant en past die bij onze strategie? Je zult merken dat als de strategie van de klant sterk afwijkt ten opzichte van die van jou, er geen zakelijke match is. Dit is een nadenkertje voor de IT manager en de IT afdeling: als jouw bedrijf werkt volgens de strategie Operational Excellence en jouw IT afdeling probeert op basis van Product Leadership of Customer Intimacy diensten te leveren, zul je nooit een tevreden klant krijgen…..

Bepaal nu zelf welk van de hiervoor beschreven strategieën van toepassing zijn op jouw bedrijf.

Strategiekaarten

Strategiekaarten geven, verdeeld in vier perspectieven, aan waar de aandacht naar toe moet gaan om de strategische doelen te behalen. Zie hiervoor ook de piramide aan het begin van dit artikel.

De strategiekaart, ook wel Balanced Scorecard genoemd, is een systeem om doelen, maatstaven en prestaties in organisaties vast te leggen. Niet alleen vanuit een financieel gezichtspunt, maar tevens vanuit drie andere perspectieven: klant; interne processen; leren & groeien.

De Balanced Scorecard werd aanvankelijk in 1992 geïntroduceerd door Kaplan & Norton als hulpmiddel voor prestatiemanagement. Maar heeft zich ontwikkeld tot een integraal instrument voor de beschrijving en invoering van bedrijfsstrategieën.

De strategiekaart die hiernaast is weergegeven toont een voorbeeld van de Operational Efficiency strategie terwijl de volgende een weergave is van Customer Intimacy.

Aan de hand van deze strategie kaarten kunnen we zogenaamde score kaarten opstellen.

Om ons doel te behalen zullen we namelijk moeten aangeven wanneer we succesvol zijn geweest. Wanneer ben je bijvoorbeeld Cost Leader? Of als Uitnutten Activa een doel is, wanneer is de activa dan uitgenut (afschrijvingstermijn e.d.)?

Het gaat er in dit geval om de Kritische Succes Factoren SMART te maken. Specific, Measurable, Achievable, Realistic and on Time. Zoals goeroe Mahan Kalsa mij ooit leerde: In God we trust, all others bring data.

Onderzoek nu of er binnen het bedrijf zogenaamde scorecards bestaan en verzamel deze.

IT Strategie

Misschien zal een IT Manager na het lezen van voorgaande denken: prachtig allemaal maar wat moet ik hiermee? Ik heb toch immers een technische afdeling te leiden? Geen bedrijf? FOUT!
Jouw afdeling is een bedrijf binnen het bedrijf en moet bijdragen aan het resultaat van alles. Waarde toevoegen! Een bedrijf heeft alleen bestaansrecht als het in staat is om waarde te scheppen voor haar klanten. Welke waarde scheppen wij? Waarom wil het bedrijf met ons zaken doen? Als ze dat niet meer willen, is er een goede reden tot Outsourcing. Aan de slag dus nu.

In het voorgaande hebben we het eigenlijk gehad over de bedrijfsstrategie. Maar net als in het vorige artikel over missie, waarden en visie, kan er sprake zijn van afgeleide strategieën voor afdelingen (business units).

In het schema hiernaast zie je dat deze samen leiden tot de IT strategie. Maar we zien ook dat er nog een derde beïnvloeder kan zijn, de zogenaamde onverwachte gebeurtenissen. De IT strategie die wij gaan opstellen zal dus rekening moeten houden met onverwachte gebeurtenissen. Denk aan overnames die het bedrijf doet, maar ook Sociale, Technische, Economische of Politieke invloeden van buitenaf (STEP) kunnen leiden tot aanpassing van onze IT strategie.

Verzamel nu alle strategische plannen die er binnen het bedrijf zijn (en relevant zijn) en bepaal welke gevolgen dit heeft voor de strategie van de IT afdeling. Beleidsplannen, businessplannen e.d. bevatten uitstekende uitgangspunten die je kunnen helpen bij het beschrijven van je eigen strategische plan. Om je te helpen geef ik je hier een voorbeeld van afgeleide IT plannen:

Zoals je ziet is het resultaat eigenlijk een eenvoudige samenvatting van doelstellingen die je door middel van projecten kunt (laten) uitvoeren. Wat nu rest als onderdeel van het IT strategieplan is het opstellen de scorecards die aangeven waarop concreet gestuurd kan en moet worden en die dus aangeven wanneer IT succesvol is en waarde heeft toegevoegd aan het bedrijf. Zie hieronder een voorbeeld van zo’n IT Strategiekaart.

Lees het laatste artikel in deze serie: Hoe ontwikkel je een IT Strategie, deel 3 – IT Governance. principes en architectuurplan.

Ik geef deze informatie al vele jaren vrij weg in de hoop dat je er iets aan hebt om jouw eigen bedrijf of instelling verder te helpen met de ontwikkeling van een IT Strategie. Mocht je de stukken die je gelezen hebt waardevol vinden en je wilt mij hiervoor financieel ondersteunen? Graag! Met een kleine donatie van € 5,- motiveer je mij om meer te ontwikkelen en vrij te geven op het gebied van IT Strategie ontwikkeling.

Wil je zelf aan de slag gaan met een nieuwe ICT Strategie en mij niet als ‘dure’ consultant inhuren ;-), dan bied ik je de mogelijkheid om een Word template te downloaden dat je kunt gebruiken om je eigen IT Strategie te ontwikkelen. Met ruim 30 pagina’s tekst vol met voorbeelden is dit dé start van jouw IT Strategie.  De template kost eenmalig € 95,00.

In het menu hieronder kun je kiezen voor een donatie of voor het downloaden van het template.