Recentelijk deed ik een vergelijkend waren onderzoek voor een bedrijf dat een aantal applicaties wilde onderbrengen in de Cloud. Men had zich al een paar keer via beurzen en seminars verdiept in de functionele mogelijkheden van verschillende toepassingen. Een keuze op basis van de functionaliteit kon bijna gemaakt worden maar er was grote moeite om dit ook economisch te justificeren.

Aan mij werd gevraagd om een business case te ontwikkelen voor de overgang van de oude on-premise software naar een toekomstvast Cloud model. Belangrijke aspecten in dat geval zijn, naast de functionele aspecten, de kosten die gemoeid zijn met het gebruik van de software. En dan begint het met het raadplegen van de financiele administratie.

ICT kosten financiële rommel

Het was een rommeltje met de wijze waarop het bedrijf de ICT kosten administreerde. Men had er ooit voor gekozen om alle kosten die toe te rekenen waren aan de ICT op één hoop te gooien en vervolgens via een algemene verdeelsleutel door te belasten aan de business units. Enkele Business Units hadden de mogelijkheid gecreeerd om af en toe mensen in te huren voor specialistische IT klusjes zoals het vervaardigen van reports. De centrale IT afdeling had hierin gefaciliteerd door een datawarehouse op te zetten zodat er veilige toegang mogelijk werd voor externe partijen. Vanuit financieel oogpunt werd het voor mij daardoor lastiger gemaakt omdat ik ook die decentrale kosten in beeld moest zien te brengen. De werkelijke ICT kosten (Total Cost of Ownership) bleken behoorlijk vertroebeld.

Hoe kun je dan dus een keuze maken voor Outsourcing of Cloud services? Het begint met de wijze waarop je het grootboekschema hebt bepaald. Gooi je alle software bij elkaar of splits je het uit in generieke software (KA) en specifieke software, de business applicaties. En durf je nog een stap verder te gaan door dit zelfs per business unit of afdeling op te splitsen? Je hebt dit nodig als je wilt gaan vergelijken met ASP/Cloud modellen.

Cloud is een keuze menu

Sommige leveranciers bieden je de mogelijkheid om Cloud software via een menukaart te bestellen. Per functie(gebied) en per medewerker kun je zo heel precies samenstellen welke licenties je nodig hebt. Logistieke functies hoe je niet aan te schaffen voor Service Medewerkers en Asset Management is in principe alleen noodzakelijk voor Financiële experts. Waarom dan voor elke functie het volle pond betalen zoals het vaak nog het geval is bij de oudere on-premise toepassingen?

Ik heb door de financiële afdeling eerst een uitgebreide analyse laten maken naar de werkelijke kosten die voor de on-premise toepassingen werden gemaakt, uitgesplitst naar functionaliteit, business unit, afdeling en medewerker. Dat was een lastige klus omdat het grootboek daar niet in kon voorzien. Het werd dus een ouderwetse spreadsheet klus. Maar pas nadat dit was afgerond kon er een goede vergelijking worden gemaakt met Outsourcing en Cloud aanbieders.
Zorg dat u uw administratie op orde hebt!