Vrijwel elke opdracht voor een nieuwe opdrachtgever begint met een assesment of maturity scan. Een IT maturity scan is een vorm om de volwassenheid van de totale IT omgeving (mensen, middelen en processen) in kaart te brengen. Het bestaat net als een second opinion uit verschillende inventarisaties en interviews.

Episteem heeft een eigen methode ontwikkeld om snel zo’n scan uit te voeren en resultaat te kunnen leveren. Deze methode heeft de naam Episteem Maturity Model for ICT gekregen, EMMI genoemd.

Het EMMI dat ik gebruik kent de volgende vijf stadia:

• Initieel: het proces is ad-hoc, chaotisch en nog niet vastgelegd,
• Bewust: het basisproces is vastgelegd en herhaalbaar en er is een niveau van discipline om zich hieraan te houden,
• Bepaald: alle processen zijn bepaald, gedocumenteerd, gestandaardiseerd en met elkaar geïntegreerd,
• Gemanaged: de processen worden gemeten zodat sturing mogelijk is,
• Geoptimaliseerd: de processen worden continue geïnnoveerd zodat het meest optimale proces kan ontstaan.

Het EMMI doet afhankelijk van de doelgroep (MKB of ICT organisatie) onderzoek naar een aantal onderdelen. Deze kunnen zijn:

• IT Governance – de totale besturing van ICT op zichzelf en de plaats die het inneemt in de organisatie.
• Core Processes – de activiteiten waaraan een organisatie haar bestaansrecht ontleent en de wijze waarop men bewaakt, stuurt en innoveert.
• Applications – de toepassingen die de organisatie gebruikt om de core processen te ondersteunen.
• Infrastructure – de infrastructuur die nodig is om de applicaties te ondersteunen.
• Security – de mate van beveiliging en veiligheid die wordt vereist en toegepast.
• Service Management – de wijze waarop de ICT organisatie werkt en haar klanten ondersteunt.
• Customers – welke rol vervullen klanten van de ICT organisatie in het ontwikkelen van ICT.
• Knowledge – de wijze waarop kennis ten aanzien van ICT wordt ontwikkeld.
• Costs – de wijze waarop wordt omgegaan met kosten en opbrengsten van ICT.

Door onderzoek te doen naar de stadia waarin elk van de negen processen zich bevinden, krijg je een beeld van de totale kwaliteit van ICT. Aan de hand van die plaatsbepaling kun je dan de stappen definiëren om de kwaliteit te verbeteren zodat gegroeid kan worden naar een volgende volwassenheidsfase. Overigens is het in dat geval belangrijk om eerst alle negen stadia in eenzelfde fase te krijgen.

Aan de hand van de scan kan een actieplan worden opgesteld om alle geconstateerde stadia op één lijn te krijgen. Uiteraard staat de haalbaarheid én de ambitie van een organisatie voorop bij het vaststellen van de lijn en het daaruit volgende actieplan. De scan die Episteem uitvoert bestaat dus uit de scan zelf (interviews en inventarisaties) en de rapportage, compleet met bevindingen, aanbevelingen, quick-wins en stappenplan om te verbeteren.