Microsoft Lync is een uitstekend middel om te communiceren tussen medewerkers onderling en met klanten en leveranciers van een bedrijf. Het product is al een aantal jaar op de markt, eerst als Office Communication Server (OCS) en nu dan als Lync. Lync kan zowel als een on-premise oplossing worden aangeschaft maar is ook beschikbaar als een dienst vanuit het Internet, bijvoorbeeld in het Microsoft product Office365. Dit is een online versie van Exchange, SharePoint en Lync en volledig gericht op het ondersteunen van (mobiele of thuis) professionals die informatie delen en bewerken volgens het principe van Het Nieuwe Werken.

En daarmee zie je meteen wat Microsoft voor bedoelingen heeft met dit product; het maakt deel uit van een familie producten (waar Office 2010 ook toebehoord) die gericht zijn op communiceren en samenwerken en samen tot doel hebben op de productiviteit te verhogen.

Bij één van de bedrijven waarvoor ik werk, Nobel in Naarden, gebruiken ze Lync al lange tijd. In het kader van Het Nieuwe Werken (HNW) is het product ooit neergezet als hulpmiddel bij het voeren van gesprekken, chats en video vergaderen tussen medewerkers onderling. Vanuit HNW kunnen medewerkers overal in het gebouw zitten, maar ook werkzaam zijn op een andere vestiging, bij de klant of gewoon thuis. Als de medewerker maar een Internet verbinding heeft, kan hij gebruik maken van Lync. De medewerker met wie je wilt vergaderen vind je gewoon in de Active Directory die Lync op een eenvoudige manier aan je toont. Inmiddels zijn ook een aantal klanten en leveranciers van Nobel overgegaan op Lync (of diens voorganger OCS) en kan er dus ook met die klanten gecommuniceerd worden. Deze vorm van koppelen heet federation en is een voorziening die vrijwel elk modern communicatie middel ondersteunt. Zie hier een uitstekende vorm van HNW maar ook van Customer Intimacy, het betrekken van de klant in het ontwikkelen van producten en diensten vóór die klant.

Inmiddels heb ik mijn eigen IT volledig overgezet op de Lync versie van het online Office365 product. De installatie daarvan verliep zeer eenvoudig maar het gevolg was natuurlijk wel dat ik de aansluiting met Active Directory van Nobel mistte en daardoor de collega’s en klanten uit beeld verloor. Lync kan gelukkig ook gebruik maken van je eigen contactpersonen in Outlook en door eenvoudig een e-mail adres op te geven in Lync, is Lync in staat deze persoon te vinden en kun je de communicatie sessie opstarten. Lync in de Office365 variant kan ook contactpersonen ontsluiten die normaliter via MSN Messenger of Live Messenger, maar ook via Facebook werken. En daarmee zie je dat Microsoft aantoont dat zij met een open vizier een breed communicatie platform hebben willen neerzetten.

In de visie van Microsoft wordt Lync de backbone van alle communicatie tussen mensen. Of het nu gaat om het voeren van een telefoongesprek, een chat of een video conference call of het uitwisselen van een document, Lync zit in het hart. Eigenlijk zie je dat al zodra je Lync gebruikt. De presence functie komt in elke toepassing naar voren.

In Outlook zie je onmiddellijk of de persoon die je wilt bereiken beschikbaar is. Deze aanwezigheidsinformatie wordt o.a. gelezen uit de agenda van Outlook en van de statusinformatie die Lync zelf bijhoudt. Maar ook als je documenten samen met collega’s gaat bewerken, toont Lync hoe zij die samenwerking kan begeleiden.

Microsoft heeft met Lync ook duidelijke plannen in de telefonie omgeving. Lync als on-premise oplossing wordt door Microsoft gezien als een vervanger van een traditionele PBX telefooncentrale. Microsoft claimt Cisco in te gaan halen als leverancier van IPT telefooncentrales. Microsoft heeft op dit moment ongeveer de helft van het aantal IPT aansluitingen van Cisco. Het is nog niet zover maar men is hard op weg. Voor de online variant (Office365) heeft Microsoft nog geen plannen om PBX functionaliteit beschikbaar te stellen. Het onlineproduct is daarvoor nog niet robuust genoeg of te afhankelijk van Internet verbindingen die niet binnen het beheersdomein van Microsoft vallen.

Opvallend is de recentelijk aangekondigde overname van Skype. Microsoft ziet Lync vooral als zakelijk communicatiemiddel, ondanks de koppelingen met MSN, Live en Facebook. Skype zit met zijn 800 miljoen gebruikers vooral in de consumentenmarkt. Door deze twee communicatieplatformen met elkaar te integreren ontstaat er een uitstekende mogelijkheid voor Business to Consumer (B2C) communicatie. En natuurlijk zal Microsoft het niet zijn ontgaan dat hiermee ook forse reclame inkomsten of marketing bijdragen kunnen worden geleverd. Bovendien haalt Microsoft hiermee een andere belangrijke dienst mee naar voren: het ontsluiten van Mobile Phones voor video en spraakverkeer. Traditionele telefonie providers boden video telefonie een aantal jaar geleden al voorzichtig aan maar hebben deze diensten inmiddels stilletjes weer van de markt gehaald. Mobile Phones die zijn uitgerust met een permanente (mobiele) Internet verbinding, kunnen over die verbinding eenvoudig een Skype sessie opstarten. En zo zou Microsoft dus ook een andere stap kunnen maken op de mobiele markt, naast hun eigen WP7 en Nokia samenwerking. Het is dan wel te hopen dat de telecom providers het netwerk open houden voor de communicatie protocollen van Skype.

Lync zal de komende jaren door Microsoft ook in andere consumer devices worden beschikbaar worden gesteld. Nog dit jaar zullen alle Windows 7, Android en IPhones een Lync client kunnen gebruiken voor Instant Messaging en Presence. In de XBOX 360 met Kinect zit een Lync client ingebouwd die, bestuurd door Kinect, volledige video conversatie toestaat vanuit de huiskamer. Maar je kunt dit ook zien als een mogelijkheid om met grote beeldschermen in vergaderruimtes videoconferencing mogelijkheden te bieden. Microsoft heeft hiervoor overigens ook de Round Table voor beschikbaar maar deze gaat uit van een statische setting (ronde tafel met stoelen) terwijl de Kinect in staat is om een persoon te volgen die een presentatie geeft voor een (digital) white board o.i.d.

Ontwikkelaars brengen diverse uitbreidingen op Lync. Zo zijn er al vele typen telefoontoestellen verkrijgbaar van OEM leveranciers en zijn er ook diverse software uitbreidingen beschikbaar gemaakt. Microsoft zelf levert sinds kort een vertaalengine die chat berichten direct vertaalt van bijvoorbeeld Nederlands naar Chinees of van Engels naar Italiaans. Dit zijn handige toevoegingen die ervoor zorgen dat communiceren niet meer gehinderd hoeft te worden door taalbarrières.

Een ander leuk hulpmiddel is het Information Dashboard. Het toont de weersverwachting van de locatie van de persoon die je ‘aan de lijn hebt’, alsmede allerlei informatie die zoekmachine Bing kan tonen over die persoon. De zakelijke waarde van dit Information Dashboard is niet helemaal duidelijk maar het geeft wel goed aan wat er met Lync als communicatie ruggengraat allemaal mogelijk is en waar Microsoft heen wil met dit product.

In een volgend artikel zal ik verder ingaan op die backbone functie die Lync vervult als het gaat om document verwerking.

Harold Halewijn